主要簿

次は主要簿が仕訳帳と総勘定元帳(元帳)と、2つあるうちのもう一方の帳簿、総勘定元帳(元帳)についての説明です。

総勘定元帳

総勘定元帳は、仕訳帳と同じく、企業のすべての取引を勘定ごとにまとめた帳簿です。

元帳もすべての取引を記録します。仕訳帳もすべての取引を記帳していくという点では同じですが、仕訳帳とどのように違うのかというと、仕訳帳は取引が発生した日付順に記入するのに対し、総勘定元帳は仕訳で要素別に分類された勘定科目を科目ごとに記録するという違いがあります。勘定科目は現金、仕入とかいうやつです。なぜ勘定科目ごとに記録する必要があるのかというと、記録データが膨大で使い勝手が悪いからです。

仕訳帳の場合、記録をする時には上から取引を仕訳して、書き込んでいけばそれでよかったのですが、簿記は記録をすることが目的ではなく、株主や投資家に報告をしたり、今後の会社の経営について分析をしたりと、財務情報を提供するのが目的です。

その情報を得るのが仕訳帳だけだと大変なんですね。たとえば、現金が今どれくらいあるのかを知りたいとすると、仕訳帳は日付順に上から記帳されているだけなので、各ページに散らばっている特定の勘定科目、現金勘定科目だけたったりとかを一つづつ探して抜き出していくことになり、作業がかなりの負担です。大企業ならなおさらです。大企業の一ヶ月間の取引なんかページ数でいうと、数千ページ以上あるんではないでしょうか。そんなページの中から特定の勘定科目だけを抜き出すなんてうんざりですよね。

そこで総勘定元帳が登場します。

総勘定元帳は、まずその企業が使用する勘定科目の数だけの勘定口座を用意します。

勘定口座というのはページや行など、一定の勘定科目ひとまとまりの記入場所、集計単位だと思ってください。そして仕訳帳から総勘定元帳のそれぞれの勘定口座へ書き写すんです。

仕訳帳─→総勘定元帳

転記

この作業を転記といいますが、総勘定元帳に転記をすることによって、こんどは勘定科目ごとにまっているので、知りたい科目の情報をすぐに特定することが可能になるんです。コピーというよりは並べ替えにニュアンスは近いと思います。

というわけで、総勘定元帳は仕訳帳上でバラバラに散っている勘定科目を勘定口座という一つの集計単位ごとにまとめたものといえます。内容は同じで、並びが違う2つの帳簿、仕訳帳と総勘定元帳ができあがるということになります。

帳というと一冊の本を思い浮かべてしまいますが、どちらかというと必要に応じて抜き差しが可能なルーズリーフみたいなイメージです。寄り合いという感じです。総勘定元帳は勘定口座を一つにまとめて一冊につづったものになります。発生頻度の高い勘定科目は勘定口座を多めにつくっておき、発生頻度の少ない勘定科目には、少ないページを割振ることになります。

総勘定元帳の形式

まずは例によって勘定口座の形式の説明です。
総勘定元帳のレイアウトは、標準式と残高式があります。標準式と残高式は記帳の方法が違うだけで、結果は同じです。

<標準式>

××年
××年

<残高式>

××年
または

標準式は、借方と貸方が中心から右側と左側にわかれています。
残高式は、いつでも残高金額を知ることができるのが特徴です。

総勘定元帳の記入方法

それでは実際に転記された結果を表示します。総勘定元帳へどう転記されたかを比べやすくするために、前ページの仕訳帳の現金勘定を転記してみます。

総勘定元帳の比較
①日付欄取引の生じた月日を記入します。月が同じなら日付だけを記入し、同じ日であれば、「〃」と記入します。
②摘要欄仕訳をした時の、借方なら貸方、貸方なら借方の相手勘定科目を記入します。ただし、相手勘定科目が2つ以上ある時は諸口と記入します。
③仕丁欄仕訳をした仕訳帳の転記元のページ数を記入します。図の場合は仕訳帳のページが1ページなので1と記入しました。
④借方欄・貸方欄借方欄には仕訳帳の借方金額を、貸方欄には貸方金額をそれぞれ記入します。
⑤借または貸欄残高式の場合、残高欄が借方残高の場合は「借」、貸方残高の場合は、「貸」と記入します。残高欄が借方か貸方か、わかるようにするためです。
⑥残高欄借方・貸方を足した、残高金額を記入します。
⑦勘定口座の頁数勘定口座のページ数です。図の場合は現金勘定科目の8ページ目という意味になります。

また、簿記検定試験の転記問題では、標準式を簡略化してTの字の形をした様式(通称「Tフォーム」とか「T字型勘定口座」といいます)に解答を書く問題が多いです。学習の際もTフォーム使っていくので慣れるようにしてください。

4/6
売掛金
30,000
4/15
100,000

これをみたら総勘定元帳の標準式のことだと思ってください。

簿