小口現金

小口現金についてです。この章ではこれまで簿記上の現金と当座預金についてお話してきましたが、この章のもう一つ重要なテーマ、小口現金について学習します。

小口現金とは

小口現金とは、日々発生する細かい少額の経費を支払うために、担当者に一定の現金を渡して用意しておく現金をいいます。少額の現金といった意味合いです。

これまで現金は、商品を仕入れたり何か物を購入するときの支払いの手段として、現金を使うということはとても便利でした。しかし、金額が多いと持ち運びが面倒だし、高額の現金を手で持ち運ぶことは強盗に遭う可能性もあり危険だという理由から、当座預金の口座を開設して、これから何かを購入して支払いをするときは、小切手を振り出して当座預金から代金の決済をすべて行うようにしました。というのがここまでのお話です。

しかし、毎日使うような事務用品や会社の備品など少額の品物を購入したとして、その支払いのためにいちいち小切手を振り出すというのは、なかなか不便です。

そこで現金を当座預金から独立させて、日々の支払いのために別に用意することにしました。これが小口現金になります。

小口現金といっても最終的に現金で支払うということには変わりがなく、支払い元が当座預金から小口現金担当者に変わっただけで、何か新しいことが始まったわけでもなく、そんなに難しい話でもありません。

現金と小口現金の違いは、管理されているか、されていないかの違いで、どちらも同じ現金あって変わりはない、ということなんですね。

小口現金制度とは

小口現金制度は、コピー用紙や、お茶代、交通費といった普段の少額の経費を支払うために、小口現金を管理する担当者を決め、少額の支払いの必要があったとき、そこから現金で支払うようにする制度をいいます。

小口現金制度は一般に、定額資金前渡制度(ていがくしきんまえわたしせいど)(インプレスト・システム)が用いられます。

では小口現金制度がどのような仕組みになっているのか流れを見てみましょう。

まず登場人物ですが、2人登場します。1人は会計担当者または会計係または経理係、そしてもう1人は小口現金の支払担当者、小口係または用度係(ようど)または小払係と色々名称はありますが、この2人です。

ちなみに小口係は経理部の人とは違う、別の部署の人が担当になることが多いそうです。

次に、定額資金前渡制度で小口現金が支払われるところを見てみます。

定額資金前渡制度(インプレスト・システム)

①前渡時

会計担当者小口係従業員
小口現金
前渡し

会計担当者は一定期間(1週間または1ヵ月)毎に小切手を振り出して小口係に渡し、小口係は小切手を銀行に持って行き換金します。これで小口現金が前渡しされました。

②支払時

会計担当者小口係従業員
小口現金
支払い

小口係は日々発生する交通費などいろいろな支払いを行います。

③支払報告時

会計担当者小口係従業員
小口現金
報告

一定期間(1週間または1ヵ月)終了後、小口係は会計担当者にこれまでの支払いの報告をします。また、会計担当者は仕訳をして総勘定元帳に記帳します。

④補給時

会計担当者小口係従業員
小口現金
補給

会計担当者は小口係が支払った支出額と同額の小切手を振り出し、それを小口係に渡します。これで一定期間使った分の小口現金が補給されました。

小口現金の流れはこんな感じですね。最初に決まった額を渡しておいて減った分を補給する。ただそれだけなんですね。

また、③支払報告時と④補給時を同時に行ったりもするときもあるので覚えておいてください。

では実際に例題を解いてみましょう。